Overlevingsgids voor zaken in Portugal

Overlevingstips voor zakendoen in Portugal

Portugal staat op de 29e plaats van de 190 economieën op het gebied van het gemak van zakendoen, volgens de laatste jaarlijkse ratings van de Wereldbank. (https://tradingeconomics.com/portugal/ease-of-doing-business)

De Ease of Doing Business Index rangschikt landen tegen elkaar, waarbij nummer 1 (Nieuw-Zeeland) de meest bedrijfsvriendelijke regelgeving heeft. Hoewel positie 29 geen slechte score is voor Portugal op deze index, hebben we bij zakendoen altijd te maken met mensen. Mensen maken het bedrijf. Dit is een echte zin die in veel zakelijke presentaties wordt gebruikt, maar in Portugal wordt dit echt uitgevoerd.

Als Nederlands meisje dat opgroeit met de nieuwste technologie om zaken sneller en gemakkelijker te laten verlopen, gaat Portugal terug naar brieven en persoonlijke bezoeken. In Portugal moet je je gezicht laten zien om zaken te doen, terwijl je in Nederland iemand een e-mail stuurt. Hier zijn enkele tips om voorop te lopen.

1. Vertrouw niet op e-mailcommunicatie

De reactietijd van mijn e-mail is meestal minder dan een halve dag. Voor Home Key wissel ik veel e-mails uit met Noord-Europeanen. Het lijkt erop dat we ons allemaal erg op ons gemak voelen bij het heen en weer e-mailen over verschillende onderwerpen. Ook nemen steeds meer klanten contact met mij op via Whatsapp of Facebook Messenger, wat ik geweldig vind! Nu is het uitwisselen van e-mails met de Portugezen niet zo efficiënt. Als je een dringende vraag hebt, stuur dan geen e-mail maar pak de telefoon en bel de persoon. Het heeft geen zin om een e-mail te sturen als u snel een reactie nodig heeft. Uw e-mail wordt niet direct gezien, gelezen of verzorgd.

2. Gebruik je telefoon om te bellen

Naast Facebook, WhatsApp, foto's maken, navigeren en spelletjes spelen, heeft je telefoon ook de belfunctie. Als uw oproep niet wordt beantwoord, geef dan niet op en blijf het proberen. Ga er niet vanuit dat hij je terugbelt, want terugbellen is niet een van de sterkste eigenschappen van de Portugezen. Soms probeer ik dagenlang iemand te pakken te krijgen en het doet me begrijpen hoe een incassobureau zich moet voelen.

3. Bevestig de afspraak

Wanneer de aanhouder wint en er een afspraak wordt gemaakt voor een vergadering, betekent dit niet dat dit een vaste afspraak is. Beide partijen moeten de afspraak nog bevestigen voordat de daadwerkelijke afspraak plaatsvindt. Bijvoorbeeld:

De afspraak wordt gemaakt op een maandag voor de komende vrijdag om 10 uur, deze afspraak moet nog bevestigd worden op de donderdag ervoor. Doe je dit niet en kom je vrijdag op de afgesproken tijd en plaats opdagen, dan word je hoogstwaarschijnlijk opgestaan.

4. Wij hebben de klok, zij hebben de tijd

Raak niet in paniek als je date te laat is. Als je de afspraak de dag of ochtend ervoor met hem hebt bevestigd, is het bijna gegarandeerd dat hij komt opdagen. Het is toegestaan om de persoon 5 minuten na de afgesproken tijd te bellen als hij er nog steeds niet is. Ervan uitgaande dat hij de telefoon opneemt, zul je vragen: Ainda demora muito? (Doe je er nog lang over?)

5. Het geheim van zakendoen in Portugal

Al vaak had ik het gevoel dat ik gewoon ergens op het juiste moment op de juiste plaats kwam opdagen. Zoiets als het lot? Je moet naar buiten gaan, je gezicht laten zien, netwerken. Dit is belangrijk in elk bedrijf en land, maar vooral de Portugezen doen graag persoonlijk zaken. Ga naar hun kantoor of huis om je zaken te doen. Nadat je de Portugezen persoonlijk hebt ontmoet, is de kans groter dat ze (sneller) reageren op je e-mails en telefoontjes.

Om werk te regelen of je netwerk op te bouwen ga je naar de lokale koffietentjes.  Houd er ook rekening mee dat 'marketing' een erg duur en nutteloos woord is in Portugal.

6. Zakelijke lunches

Een begin van een partnerschap of een onderhandeling die meer inhoudt dan een eenvoudige transactie, wordt tijdens de lunch gedaan. Waar ik me voorheen erg ongemakkelijk voelde om zaken te doen met mijn mond vol en een ober die me meerdere keren onderbrak, is het nu normaal voor mij. De Portugezen lijken zich meer op hun gemak te voelen als je allebei je kaken op elkaar zet en niet je mond bewerkt om indruk op elkaar te maken met mooie woorden en stijve knikken. Uiteindelijk zijn we allemaal mensen, en de Portugezen doen graag zaken met een persoon en niet met een telefoon of een computer.

Veel succes en geniet van je uitdagingen!